クリニックを開業するにあたり、内覧会を企画することも多いでしょう。ぜひ成功させて、良いスタートを切りたいものです。今回は、クリニックの内覧会開催までに必要な準備や、当日の流れを解説します。内覧会の案内状の作り方や成功に導くためのポイントについても触れているので、これから内覧会の準備を始める場合は、ぜひ参考にしてください。
クリニックの内覧会とは？
クリニックの内覧会とは、見学会のことを指します。これからクリニックを立ちあげることを近隣住民にアピールし、存在を知ってもらうことが主な目的です。当日は医師やクリニックのスタッフが来場者の対応にあたります。クリニック内の案内はもちろんのこと、近隣住民からの要望を伺い、今後クリニックがその地域に受け入れてもらえるように交流を図ります。
クリニックの内覧会の意義とは？
内覧会では、地域住民に医師やスタッフの雰囲気、クリニック内の様子、導入されている医療機器を直接見てもらえる絶好の機会です。また、お世話になった先生や開業を支援してくれたスタッフ、友人などに感謝を伝える場でもあります。
それと同時に、内覧会は近隣住民に良いクリニックかどうかを判断される最初の場でもあります。内覧会に来た方たちは、クリニックに対して何らかの期待を持っているので、内覧会を通じて近隣住民に良いアピールができると、開業後の経営を上手く進められるでしょう。
クリニック内覧会の準備とは？
クリニックの内覧会における主な準備として、開催日時の決定、プロモーション、そして当日のセッティングなどがあります。ここでは、その内容を詳しく解説していきます。
内覧会日時決定
内覧会の開催は開業の直前がもっとも望ましいといえます。日時は土日のお昼前後、10時～16時の間の数時間で設定すると良いでしょう。平日の開催は仕事で参加できない方も多いため避けたほうが無難です。もし、開業直前の休みが連休にあたる場合は、開催日を連休の後半にすると良いでしょう。連休の前半に比べると、旅行やレジャーなどで外出している可能性が低いため、参加しやすくなります。
プロモーションをおこなう
プロモーション、つまり宣伝活動も重要です。今やクリニックは自ら宣伝活動をおこない、積極的に患者を集めるのが一般的になりつつあります。他のクリニックに負けないように存在をアピールするのがプロモーション活動の目的です。
プロモーションの方法はさまざまです。チラシや新聞の折り込み広告のほか、周辺の企業や商店へ挨拶を兼ねて告知することもあります。また、公式ホームページによるアピールも欠かせません。
セッティングをおこなう
内覧会をスムーズにおこなうためには、当日のセッティング内容をあらかじめ決めておく必要があります。スタッフの役割分担を明確にして、無理のないオペレーションを組みましょう。
内覧会当日の準備物や配置、来場者を誘導する流れについても細かく決めておきます。スタッフには当日のセッティング内容の周知徹底を忘れずにおこなうようにしましょう。
クリニック内覧会の案内状とは？
内覧会の準備として、案内状の送付も重要です。案内状を作成するときのポイントや例文を紹介するので、ぜひ参考にしてください。
案内状を作成するときのポイントとは？
案内状は、近隣住民だけが受け取るとは限りません。誰が受け取っても来られるように、地図を忘れずに付けましょう。また、内覧会でノベルティの配付やイベントなどをおこなう場合は忘れずに記載します。特典目当てであったとしても、まずは多くの人に実際に足を運んでもらうことが大切です。
来場者の都合も考慮すると、案内状は内覧会開催の1カ月前、遅くとも2週間前には送付しておくのが望ましいといえます。
開業の案内状の例文
案内状では、開業についての説明や抱負を述べましょう。以下で例文を紹介します。
開業の案内状の例文テンプレート
拝啓 早春の候、皆様にはなお一層ご盛栄のこととお喜び申し上げます。
さて、かねてより準備を進めておりました○○クリニックにつきましては、令和○年○月○日に正式に開院する運びとなりました。つきましては、地域住民の皆様方に信頼いただけるよう、質が高く温かみのある医療を心がけていく所存です。どうかご高配の程、よろしくお願い申し上げます。
まずは書面をもちましてご挨拶を申し上げます。
敬具
医院名
役職名
住所
内覧会の案内状の例文
内覧会の案内状では、開催日時や会場、住所を忘れずに記載します。
内覧会の案内状の例文テンプレート
拝啓 梅花の候、皆様にはなお一層ご盛栄のこととお喜び申し上げます。
さて、かねてより準備を進めておりました○○クリニックにつきましては、令和○年○月○日に正式に開院する運びとなりました。つきましては開院に先立ち、下記のとおり内覧会を実施いたします。ご多用中とは存じますが、皆様方のご来場をスタッフ一同、心よりお待ちしております。
敬具
記
日時 令和○年○月○日（日） 午後○時～○時
会場 ○○クリニック1階
住所 東京都○○区○○-○-○
クリニック内覧会当日の流れとは？
クリニックの内覧会当日は、主に開始直前の準備、開始後の来場者誘導、そして施設案内の流れで進められます。以下を参考に、準備を進めていきましょう。
開始前準備
当日は、遅くとも内覧会開催の1時間前にはスタッフ全員が集合するようにしましょう。服装は白衣やユニフォームなど、開院後に着用するものに着替えておきます。
開始前までに、スタッフは持ち場の準備を済ませておきましょう。ポスターの掲示や受付テーブルの設置など、まだ準備していないものはこの時点でセッティングします。そして内覧会の開催と同時に、来場者を快く迎えます。雨天の場合は傘袋などがあると安心です。
院内での誘導
受付テーブルで来場者を迎えた後は、院内での誘導をおこないます。できれば来場者の内覧ルートを作っておくと、スムーズに誘導できるでしょう。
多くの来場者がいると院内が混雑することもあります。混乱を避けるためにも、スタッフは原則として持ち場を離れないことが大切です。
院内施設案内
院内施設については、来場者へわかりやすく説明することが大切です。特に、力を入れている施設や設備については来場者へ強く印象づけられるようにアピールしましょう。あわせて、治療に関する相談会などを実施するのも効果的です。
クリニック内覧会！おさえておきたいポイントとは？
クリニック内覧会を成功させるためにも、次に紹介する3つのポイントはきちんと押さえておきましょう。
地域の人が見学しやすい雰囲気づくりをする
関係者であっても、スーツでの来院は避けてもらいましょう。一般の訪問者に威圧感を与えてしまう可能性があります。
レクリエーションなどの実施も効果的です。子どもからお年寄りまで楽しんで内覧できる雰囲気を作りましょう。
作業手順の徹底も必要です。特に、まだ来場者がいるのに片付けをおこなうと、悪い印象を与えてしまう恐れがあります。雰囲気を壊さないことを第一に、バックヤードでの作業にも気を配りましょう。
来場者とコミュニケーションをとる
関係者や友人と話し込むあまり、一般の来場者をないがしろにしてしまってはいけません。地域住民へのアピールの場であることを意識して、幅広くコミュニケーションをとりましょう。
会話では来場者の目的をくみ取ることが大切です。目的を引き出すためにも、親しみを持って交流してもらえる工夫をしましょう。内覧会の時点で目的に応えられたなら、その後もクリニックに通ってくれる可能性が高まります。
ノベルティの用意
記念品のようにノベルティを用意しておくと、より丁寧な印象を与えられます。内覧会での荷物とならないよう、帰る間際にお礼の言葉を添えて渡しましょう。内容はボールペンやタオルのように、実用的なものが好まれます。価格は1,000～3,000円程度が目安です。
まとめ
内覧会はクリニックを近隣住民や関係者へ披露する最初の場です。第一印象が大事といわれるように、内覧会での印象は今後のクリニックの運営に大きく影響します。紹介した内容を参考にしながら、内覧会を成功に導くための準備をしましょう。
STスマイルは税理士や弁護士、医療経営士などと連携して、開業前の手続きを総合的に支援します。内覧会についての準備もしっかりサポートするので、確実に内覧会を成功させたいという方は、ぜひご相談ください。
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